Comment gérer efficacement la transformation de votre entreprise ?

transformation digitale

La transformation d’une entreprise n’est jamais simple. Et pourtant en suivant quelques principes tirés de la méthode de Kotter, vous êtes armés pour transformer votre entreprise en douceur et en efficacité. Ce sujet m’a toujours intéressée et aujourd’hui il existe des outils, des méthodes et des livres sur le sujet. Je vous résume ici en quoi consiste la méthode Kotter pour gérer efficacement la transformation de votre entreprise.

La transformation d’une entreprise : un sujet passionnant

J’ai plongé dans ce sujet en 2018, où j’ai suivi la formation : Accompagner les hommes et les équipes dans le changement, démarches et outils avec la Cegos. J’ai obtenu une certification que je n’ai jamais valorisée. Travaillant dans une entreprise de + 500 personnes dont la mutation venait d’en haut et qui n’utilisait pas la méthode de Kotter, elle ne m’était pas utile.

Ce sujet est revenu dans mes cahiers lors d’une formation suivie en Design Thinking où certaines étapes nous ont rappelé les 8 étapes de Kotter. Le Design Thinking est une méthode de travail (je vous ai parlé ici) qui a pour objectif d’accompagner le changement. Il était assez naturel de rapprocher la vision et la méthode.

Enfin, j’ai lu « Alerte sur la banquise » de John Kotter et Holger Rathgeber version actualisée et enrichie qui date de 2018. La première version avait été rédigée il y a 12 ans en 2008. Les temps ayant changé, ils ont adapté leur version pour qu’elle colle au monde d’aujourd’hui. On peut parier qu’il faudra encore l’adapter dans 10 ans.

Ce qui est intéressant c’est que ce livre, cette fable utilise le storytelling pour nous faire comprendre ou nous raconter la méthode de Kotter à travers les aventures de Pingouins. L’être humain est ainsi fait. Nous aimons qu’on nous raconte des histoires, et ce depuis la nuit des temps. Et surtout, nous retenons plus facilement une histoire qu’une méthode.

Aujourd’hui, ayant lancé ma société, je réalise la richesse des enseignements reçus et comment tous les éléments s’imbriquent. Et je suis ravie de vous partager ces enseignements ici.

Le storytelling ou l'art de raconter une histoire.

Pourquoi les entreprises doivent se transformer ?

Lorsqu’une entreprise prend conscience qu’elle doit s’adapter à son marché qui a évolué, c’est déjà un grand pas. Souvent amener une entreprise à changer ses habitudes, son paradigme est difficile. C’est la raison pour laquelle les entreprises se font accompagner par des agences ou des consultants dans cette « révolution ».

Un changement majeur n’est jamais simple et doit tenir compte des obstacles pour être réaliste et non pas utopiste.

Souvent la transformation est due au fait qu’il faille aller sur le digital comme les banques en ligne, les concessionnaires d’occasion, les médecins avec Doctolib, … Bref les exemples sont multiples. Toutes les activités peuvent être touchée par une transformation.

Les typologies de collaborateurs

Revenons à notre fable de Kotter, celle-ci nous raconte l’histoire de Pingouins qui voient leur banquise fondre. Une équipe de Pingouins se constitue pour trouver une solution. Ce qui est intéressant dans ce livre c’est que les Pingouins possèdent les caractéristiques de certaines catégories d’employés d’une entreprise.  

On retrouve les leaders, les « bloqueurs » qui disent toujours non (avec le personnage Non Non), les curieux, les communicants, les anciens, les experts et tous les autres.

Ces typologies sont intéressantes car elles sont le reflet de celles existantes en entreprise. Et c’est la connaissance et l’appréhension de ces typologies qui permettra à l’entreprise de constituer une équipe qui « conduira « le changement en embarquant les autres.

Typologie équipe transformation
Typologie équipe transformation

La méthode de John Kotter

Cette fable relate donc la méthode des 8 étapes de Kotter pour effectuer une transformation (que je ne vous raconte pas en histoire :))

1/ Créer un sentiment d’urgence

C’est le déclencheur. Il faut s’appuyer sur des preuves tangibles. Elles doivent être pertinentes et impactantes comme les résultats d’une analyse concurrentielles, d’un benchmark des concurrents ou encore une étude marketing. Cette liste n’est pas exhaustive.

2/ Former la coalition directrice 

Etablir un leadership pour entrainer les collaborateurs vers de nouvelles pratiques. En intégrant les acteurs qui ont pouvoir d’influence, des experts, quelques anciens dans l’entreprise… (on revient aux typologies d’employés). Cette équipe ne sera pas composée que de directeurs ou de maillons hauts dans la chaîne hiérarchique. Elle sera composée de « personnalités différentes ». Et c’est là l’importance de cette équipe. On ne parle pas de Top/Down mais de management transversal.

3/ Définir une vision ou une stratégie 

Le changement génère de l’incertitude. Et c’est cette incertitude qui va causer le plus de tracas à l’entreprise et aux collaborateurs. Pour les rassurer & engager les équipes, il faut expliquer, communiquer sur votre vision du futur avec des éléments tangibles et concrets pour les collaborateurs afin qu’ils se projettent. Si on sait où on va, on ne s’inquiètera plus du comment car ils connaîtront le pourquoi. Et le pourquoi est un outil très puissant de fédération des équipes. Le comment, on peut le trouver ensemble.

4/ Diffuser ou propager la vision 

Cette communication doit s’inscrire dans le quotidien. Et non pas uniquement lors d’une réunion. Il faut que cette communication soit visible partout et tout le temps (comme les panneaux affichés partout chez nos amis pingouins). Cette communication doit être orientée vers l’action (nudge) pour inciter les collaborateurs à être dans une disposition du changement.

La communication Nudge est une forme de communication qui incite à faire réaliser de petites actions peu engageantes à la cible.  Mises bout à bout, ces actions ont amener la cible à réaliser l’action engageante plus facilement, on l’a mise dans une bonne disposition pour la faire. Le succès est quasiment garanti. Alors que si vous aviez demandé l’action engageante dès le début, vous auriez rencontré un plus fort taux d’échec.

Stratégie de transformation digitale
Stratégie équipe

5/ Responsabiliser les salariés pour élargir l’action

Impliquer les collaborateurs dans l’action et responsabiliser les parties prenantes. Je l’ai dit précédemment, nous ne sommes pas le management Top/Down. Il est dont indispensable d’avoir des responsabilités dispersées et variées chez tous les collaborateurs. Ils doivent tous se sentir importants et investis d’une mission. Celle de la transformation ensemble.

6 / Générer des victoires à court terme

La méthode des petits pas. Fixer des objectifs SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel) qui seront atteints au terme de jalons rapprochés pour créer un dynamisme et une énergie positive vers la transformation. Chaque petite victoire doit être célébrer car c’est un pas de plus vers l’atteinte de l’objectif final. Vous créerez de l’engouement de la part de vos équipes. Tout le monde aime gagner ! Célébrer les victoires ensemble est très fort pour le message que vous véhiculez pour cette transformation.

7/ Consolider les gains et accentuer le changement 

Un succès ne donne pas la victoire. Il faut s’appuyer sur des méthodes connues comme l’amélioration continue ou encore Plan/ Do/Check/ Act pour maîtriser le déploiement d’une nouvelle organisation. Sans méthode de déploiement vous n’aurez pas de repères sur les étapes atteintes et donc pas de KPI à mesurer pour vos résultats. Tout comme une stratégie claire, il faut des outils et des résultats quantifiables pour les communiquer aux équipes pour qu’ils se l’approprient.

8/ Ancrer les nouvelles pratiques dans la culture de l’entreprise.

Enraciner le changement dans la culture d’entreprise. Le changement est un état transitoire pour atteindre la transformation souhaitée. Il faut mettre à jour tous les documents d’entreprise nécessaires relatifs à la transformation. Cette transformation fait maintenant partie de l’ADN de l’entreprise et il faut que cela transpire dans tous les moyens de communication interne et externe.

le succès d'une transformation d'entreprise avec la méthode de John Kotter

Cette méthode est éprouvée et efficace. Si vous voulez allez plus loin sur le thème de la transformation, je vous invite aussi à lire l’article de BDM sur les profils d’entreprise face à la digitalisation : https://www.blogdumoderateur.com/postures-entreprises-digitalisation

Publié par Elodie Chenol

Elodie Chenol, Coach & Formatrice en réseaux sociaux

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